El desafío más grande que tiene una empresa al trabajar en la modalidad Home Office es la Supervisión y seguimiento a empleados. Trabajar desde casa es una modalidad laboral muy popular con muchas ventajas tanto para el empleado como para la empresa pero este reto es lo que más preocupa a una empresa. Aquí te muestro estrategias para la Supervisión y seguimiento a empleados.
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Desafíos en la Supervisión y seguimiento a empleados.
Si bien se pueden mencionar por separado, estos tres retos o desafíos están ligados a la falta de interacciones cara a cara (Supervisor-empleado) ya que así se dificulta la comunicación efectiva y la comprensión mutua. Estos desafíos son:
- Menor Visibilidad sobre el trabajo diario de los empleados: A diferencia de un entorno de oficina tradicional, donde los gerentes pueden ver físicamente a sus empleados y observar su progreso, en el home office se dificulta realizar esta actividad., por lo que el supervisor debe confiar en lo que el empleado le refiera.
- Dificultad de Identificación de problemas y el apoyo necesario: Muchas veces el empleado que trabaja desde casa no refiere que tiene dudas o dificultad para resolver sus tareas, el gerente se da cuenta ya cuando es la hora de revisar el producto completo y éste no está terminado. Es aquí donde se ve la realidad del problema y si bien, se le brinda ayuda para que pueda resolver esa tarea, ya hay una pérdida de tiempo, de esfuerzo y por lo tanto pérdida económica.
- Dificultad para Medir el progreso y la productividad de los empleados: La falta de supervisión directa hace que se complique la forma de evaluar el progreso real de las tareas y la productividad de los empleados.
Implementación de estrategias para una buena Supervisión y seguimiento a empleados.
Para asegurar la productividad de los empleados que trabajan desde casa y de la empresa en general es importante implementar estrategias efectivas de seguimiento y supervisión a empleados, de las cuales tenemos:
- Comunicación constante: mantener una comunicación regular y efectiva es esencial para dar seguimiento de desempeño a los empleados que trabajan desde casa. Se pueden establecer reuniones cada cierto periodo de tiempo (diarias, semanales, etc.), ya sea por videoconferencia o llamadas telefónicas, para discutir el progreso, resolver dudas y brindar retroalimentación.
- Objetivos claros y metas: Es importante que la empresa establezca objetivos y metas específicos para los empleados que trabajan en home office. Estas metas deben ser alcanzables y medibles lo que permitirá evaluar el desempeño y dar seguimiento al progreso de cada empleado.
- Reporte o Informe de Actividades manual: Este reporte debe proporcionar información detallada sobre las tareas realizadas, los logros alcanzados y el tiempo dedicado a cada actividad. Cada empleado debe realizarlo con cierta frecuencia (semanal, mensual, etc.) en donde se registre las actividades diarias de ese periodo de tiempo, de tal modo que, al revisar el informe de actividades, los gerentes pueden evaluar el progreso del empleado y su contribución al trabajo.
- Herramientas de seguimiento del tiempo y productividad: Existen herramientas que ayudan a dar un seguimiento del tiempo y de productividad. Con estas herramientas se puede monitorear la cantidad y calidad del trabajo realizado por cada uno de los empleados, ya que proporcionan datos objetivos sobre el tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos. También estas herramientas ayudan a identificar áreas de mejora o posibles dificultades.
- Indicadores clave de desempeño (KPI): La empresa debe establecer indicadores clave de desempeño para cada puesto o proyecto. Así la empresa puede evaluar el rendimiento de los empleados que trabajan desde casa. Estos KPI permiten medir el éxito y la efectividad en la según los objetivos alcanzados.
- Estimular la responsabilidad y la autonomía: Cuando los empleados trabajan de forma remota se requiere de una mayor autonomía por parte de ellos. Es importante fomentar la responsabilidad individual y brindar la confianza necesaria para que los empleados se sientan motivados y comprometidos con su trabajo y con la empresa. Es importante que se establezca un ambiente de confianza y de apoyo, esto ayuda a que los empleados se sientan tanto respaldados como motivados para alcanzar sus objetivos y metas.
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