Una de las estrategias más sencillas y eficaces para la supervisión y seguimiento a empleados es el reporte de Actividades. Este reporte de Actividades consiste en que los propios empleados vayan registrando, en cierto periodo de tiempo, las actividades que van realizando en su día a día laboral y el tiempo dedicado a cada una de las tareas realizadas.
4 Aspectos importantes del Reporte de Actividades.
Si bien parece una tarea sencilla hay varios aspectos que se deben tomar en cuenta para que eso funcione como estrategia de seguimiento a empleado:
- Decidir la Periodicidad del reporte: en el reporte de actividades se registra las actividades diarias de un periodo de tiempo, esta puede ser semanal, quincenal, mensual, bimestral, etc. lo recomendables es que sea por periodos cortos, aunque cada empresa debe elegir la frecuencia de acuerdo con sus necesidades
- Crear un formato del reporte: este debe contener al menos los siguientes puntos:
- Fecha Inicio y Fecha Fin (Periodo).
- Recurso: aquí debe ir el nombre del recurso que registra sus actividades
- Proyecto: Se anota clave o nombre del proyecto o proyectos en los que se esté trabajando.
- Actividad: Debe registrarse de forma detallada las actividades que se realiza diariamente. Deben registrarse cada tarea de forma específica incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos, juntas, etc.
- Días de la semana (lunes a domingo): debe anotar el tiempo dedicado diario a cada actividad.
- Educar a los empleados a que realicen el reporte de Actividades periódicamente. Muchas veces nos encontramos que el trabajador no realiza sus reportes al menos que se le esté recordando o llamando la atención varias veces, es decir, no les agrada realizar esta actividad. Esto se puede deber a las siguientes causas:
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- El empleado siente que el realizar el reporte de actividades es una pérdida de tiempo para realizar sus tareas laborales y lo ven como una carga administrativa.
- El trabajador no le ve la utilidad real de realizar este reporte y pierde el interés para realizarlo.
- A veces el empleado puede sentirse que se les pide realizar este reporte por falta de confianza y tienen una sensación de vigilancia excesiva.
- El empleado teme recibir críticas negativas contra su trabajo, por lo que se resiste a hacerlo o en caso de realizarlo, lo hace de forma poco detallada.
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- Revisión de los reportes de actividades: No basta con que cada empleado realice su reporte de actividades, se requiere que estos sean revisados también de forma periódica por los supervisores, gerentes o directores. Esto es de gran utilidad para la gestión y seguimiento del proyecto y de cada uno de los recursos que participan en él, ya que se obtiene grandes beneficios como:
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- Evaluación del desempeño de cada recurso: la revisión del reporte de actividades de un recurso se compara con el trabajo entregado por el mismo recurso, y esto permite al supervisor determinar el desempeño de dicho empleado, si está cumpliendo con su responsabilidad, si necesita alguna capacitación o si su trabajo es sobresaliente
- Áreas de oportunidades, capacitación: Una vez determinado esto el supervisor puede realizar una retroalimentación al empleado de forma constructiva, de tal forma que este puede recibir una capacitación, elogios, etc., de tal forma que siempre se motive al trabajador.
- Con estos reportes podremos revisar si la distribución de las tareas necesita revalorarse o se sigue el mismo camino, dándole así un buen seguimiento a un proyecto o tarea dada.
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Si quieres saber más sobre estrategias para la supervisión y seguimiento a empleados te recomendamos leer – Home Office: 6 estrategias a implementar para la supervisión y seguimiento a empleados.
Conclusión.
Los reportes de Actividades son de gran utilidad para la empresa ya que ayudan a la supervisión y el seguimiento a empleados . Debemos mejorar la disposición de los empleados para realizar dichos reportes promoviendo una cultura de apoyo y reconocimiento a través de una retroalimentación positiva ya que con esto se puede fortalecer la productividad y desempeño de la empresa.
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